Blog Details

SMART vagy nem SMART?

Többféle célunk lehet a munkában (mármint azon kívül, hogy túléljük az adott munkanapot). Lehet egy adott projekt sikerre vitele, vagy egy probléma megoldása, egy helyzet  javítása vagy esetleg egy viselkedési forma megváltoztatása (saját vagy másé) Bármelyik esetről is van szó, azt úgy kell kezelnünk, mint az egész munka keretét. Például mondhatom: Az X projekt akkor lesz sikeres, ha én mint Business analyst megcsinálom január 20-ig a specifikációm első verzióját. Ha ezt szemügyre veszem, akkor már meg tudom, mondani, hogy ahhoz, hogy ezt a célt elérjem, mit kell tennem, vagyis ,mi az a tevékenység, ami sikerhez vezető úton nap-mint nap meg kell tennem. Magának a célnak és a tevékenységnek is alkalmazkodnia kell a SMART elvekhez. Ehhez az egész témakörhöz ajánlanám azt A FranklinCovey videót, ami sok éve az egyik kedvencem a témában- érdemes megnézni, akkor is, ha kissé unalmasan indul.

Jobb ma egy……?

Az IT üzleti elemzőknek gyakran kell több projektet és feladatot párhuzamosan kezelniük. A feladatok fontosságának és sürgősségének meghatározása segít abban, hogy a legkritikusabb teendők kapjanak elsőbbséget. Ha egy egyszerű módszert szeretnénk használni, akkor ajánlom az Eisenhower-mátrix használatát, amely a feladatokat négy kategóriába sorolja (fontos-sürgős, fontos-nem sürgős, nem fontos-sürgős, nem fontos-nem sürgős), segíthet a feladatok hatékony rangsorolásában. Ha nehezen tudjuk felállítani a fontossági sorrendet, akkor fogjuk meg az egészet a másik oldalról: találjuk ki mi az, amit ma biztosan nem fogunk megcsinálni. Így máris sokkal kevesebb miatt kell aggódnunk: ezt nem fogom ma megcsinálni listát addig gyarapítsuk, amig egy olyan lista nem áll előttünk, ami belefér a napunkba.

Vajon mennyi van bennem a szuperhősből?

Lehet, hogy a Marvel-univerzumban mindenki szuperhős, de valljuk be, mi business analystok nem rendelkezünk ilyen képességekkel. Ha úgy érzed, túl sokat várnak tőled, próbáld meg a 100-80-50 elvet alkalmazni. A munkaidőd 100%-ából 80%-ot tekints aktív időnek, a maradék 20%-ot pedig hagyd meg e-mailezésre és egyéb, kisebb feladatokra. Ha a meetingek-ról van szó, akkor az 50%-os együtthatót alkalmazom: nem szabad engednem, hogy a munkaidőm felt meghaladja a napi meetingidő. Ne engedd, hogy a meetingek az egész napodat felemésszék! Ha egész nap beszélsz, akkor mikor végzed el, amit megígértél?

Blokkoljak vagy engem blokkoljanak?

Az előző ponthoz kapcsolódónak érzem az időblokkolás technikáját. Az időblokkolás egy hatékony módszer arra, hogy ne csak sodródj az árral, hanem te irányítsd a napodat Osszuk a napot (és jó esetben a hetet is blokkokra, majd  minden blokkhoz meghatározott feladatot rendelünk. Egyet és csakis egyet: én nem vagyok képes a multitaskingra és még nem láttam senki mást, aki tényleg tudta volna: azok akik hiperaktívok és nem érik be egy feladattal, azoknál sem működik a multitasking. Nekem például van néhány olyan beépített blokkom, amit minden nap használok:

• 6:00-6:10: megnézem milyen meetingek lesznek aznap
• 8:00-8:30: összegyűjtöm a meetingekhez a szükséges anyagot, ha nem egy hosszú prezentációról van éppen szó.
• 21:00-21:45 azzal foglalkozok, amihez csend és nyugalom kell, mert eddigre minden elcsendesedik

Pomodoro, de nem szószban

Ha hajlamos vagy túlhajtani magad, a Pomodoro technika lehet a megmentőd.  Én is hajlamos vagyok az ilyen mondatokra: na majd akkor iszom, ha ezzel megvagyok, majd elmegyek enni, ha ez készen van, na már csak, ez , meg ez, na meg az… És soha sincs vége ennek. Nálam ezek odáig vezettek a múltban, hogy teljesen kimerültem és a le is betegedtem. Természetesen egy esetből nem tanulok és ezt többször eljátszottam. Ma már el Kellett fogadnom, hogy nekem a legmegfelelőbb a Pomodoro technika: vagyis 25 perc munkát 5 perc szünet követ: mivel pedig nem dohányzom, ezért ezt mindig valami mással töltöm: pl: 5 perc TRX, nyújtás vagy megnézem a meglehetősen komolytalan gyerekem most milyen örült videót osztott meg velem. Ilyenkor megfelelően kiakadok egy-egy Gogo Gaga szintű videóján, és már térhetek is vissza a munkához: olyan, mintha a szemem helyett az agyammal fókuszálnék valahová máshová, hogy edzem az agyi idegeimet (nem tagadom, kis kedvencem eléggé gyúr arra, hogy edzésben legyek)

Rövid meetingek

Be kell valljam, utálom a hosszú meetingeket sok résztvevővel. Általában semminek sincs gazdája és alig lehet megoldani valamit. Ebből a szempontból imádom a scrum napi meetingeket, ahol mindenki röviden beszél és gyorsan lezavarjuk, de megoldjuk, amit kell és mindenki információhoz tud jutni. Elmesélem az abszolút negatív példát, ahol életem egyik szégyenletes tettét műveltem. Volt egy 3 órás meeting arról, hogy hogyan folytassuk a projektet tovább: 150 résztvevővel. (Én abban az időben ázsiai és amerikai munkaidő szerint is dolgoztam: reggel 3:30-kor keltem és este 8-kor még volt megbeszélésem) Az első fél óra után elaludtam a székemben. Egy pihentető 90 perces alvás után felébredtem és meglepődve vettem tudomásul, hogy nemhogy nem hiányolt senki, de meg mindig ugyanazt a kérdést boncolgatják, amit 1,5 órával ezelőtt. Ezért Vannak aranyszabályaim: ha tényleg döntésre van szükség: a meghívóba belefoglalom, hogy mi a célja a meetingnek, miről less szó, kitől mit várok, A kivetítés közben mutatom a táblázatot, ahol a döntések és feladatok táblázatban látszanak, kitöltendőként a felelőssel és a határidővel. Addig nem köszönünk el, amíg minden feladatnak nincs tulajdonosa és határideje. Második szabályom: nincs 1 óránál hosszabb meeting és nem hívok meg 10 főnél többet. A szükséges emberek a meghívottak között, a nem szükségeseket rá sem teszem a levélre, ha pedig azt akarom, hogy valamelyik vezető FYI-ként informált legyen, őket beteszem az opcionálisan meghívottak részbe. Valamint sokszor a meetingek helyett egy gyors chat ugyanúgy megfelel.

Állj úgy a munkához, hogy más is hozzáférjen!

Nagyon jó érzés, ha megoldódnak a feladatok, de néha meg kell tanulnunk nemet mondani. Nem kell minden munkát magadra vállalni. Néha érdemes másokat is bevonni, hogy hosszú távon tehermentesítsd magad. Ha mindig te végzed el az adott feladatot, soha nem fogják megtanulni a többiek. Ne halat adj nekik, hanem tanítsd meg őket halászni!

Technológia ördöge, mint angyal!

Számos eszközt használok a lustaságom érdekében: A feladatok ütemezésére használt IT projekteszközök mint a Jira vagy DevOps. A feladatok időzítésére ugyanúgy szolgál az Outlook TODO funkciója, vagy a Planner.  Teams számos funkcióval segíti az életünket, amiket én használok az: a meetingek rögzítése, a transcript funkció, ami írásban is rögzíti. Esetleg ha akarom, akkor automatikusan készít egy összefoglalót is, amit már gyorsabban tudok javítani, mintha az egészet én írnám meg. Szeretek létrehozni Teams csatornát egy feladatra vagy egy projektre, amin belül lehet azzal a témával kapcsolatban úgy beszélni, hogy mindenki lássa és egy gombnyomással mindenki összehívható egy gyors beszélgetésre is.

Az IT üzleti elemzők munkája tele van kihívásokkal, de ha megtanulod, hogyan kezeld az idődet, könnyebben fogsz boldogulni, és még azt is elkerülöd, hogy álmodban is a projekt határidejei nyomasszanak.

  A fenti cikk rövidített összefoglaló animációját megtekintheted itt: https://www.youtube.com/watch?v=svHBYIFWykU&t=8s